Dokumenty
Polityka prywatności
Ostatnia aktualizacja: 16 września 2026
Ten dokument wyjaśnia prostym językiem, jakie dane zbieramy, po co, jak długo je przechowujemy, komu je przekazujemy i jakie masz prawa zgodnie z RODO. Dane kart płatniczych nigdy do nas nie trafiają.
1. Administrator danych i kontakt
Administratorem Twoich danych osobowych jest Szymon Surosz prowadzący działalność gospodarczą pod firmą Szymon Surosz E-Sport Academy z siedzibą w Warszawie, ul. gen. Stanisława Skalskiego 5 lok. 68, 03-982 Warszawa, NIP 1133142343, REGON 529342521 (dalej: Administrator lub my).
We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych możesz się z nami skontaktować e-mailem na adres kontakt@e-sportacademy.pl, telefonicznie pod numerem +48 519 180 973 lub listownie na adres siedziby. Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych, ponieważ nie ma takiego obowiązku; wszystkie wnioski obsługujemy bezpośrednio.
Niniejsza Polityka opisuje, jakie dane zbieramy w związku z korzystaniem ze strony e-sportacademy.pl (dalej: Serwis), zakupem naszych usług, udziałem w zajęciach i wydarzeniach oraz kontaktem z nami, a także jakie prawa Ci w związku z tym przysługują.
2. Jakie dane zbieramy i skąd je mamy
Przetwarzamy wyłącznie dane, które są nam potrzebne do konkretnego celu. W zależności od sytuacji są to:
- •dane kontaktowe i identyfikacyjne: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, nazwa firmy i NIP (przy fakturze), nick w grze lub na Discordzie;
- •dane o zamówieniu: wybrana usługa, terminy zajęć, historia płatności (bez danych karty — te widzi wyłącznie operator płatności), treść korespondencji;
- •dane uczestnika zajęć: imię, wiek (w przypadku osób niepełnoletnich) oraz informacje o poziomie gry i celach treningowych, które sam nam przekażesz;
- •materiały treningowe: nagrania rozgrywki przesłane do analizy demo oraz nagrania obrazu gry i dźwięku z zajęć online, jeśli są utrwalane w celu przygotowania analizy;
- •wizerunek: zdjęcia i filmy z wydarzeń — wyłącznie za odrębną zgodą;
- •dane techniczne: adres IP, typ urządzenia i przeglądarki, przybliżona lokalizacja, identyfikatory plików cookies, informacje o sposobie korzystania z Serwisu (jeżeli wyrazisz zgodę na analitykę lub marketing);
- •dane z mediów społecznościowych: jeśli piszesz do nas przez Instagram, TikTok lub Messenger, otrzymujemy Twój profil publiczny i treść wiadomości.
Dane otrzymujemy przede wszystkim od Ciebie (formularze, e-mail, telefon, rozmowa z trenerem). Dane uczestnika niepełnoletniego otrzymujemy od jego rodzica lub opiekuna prawnego. Dane techniczne zbierane są automatycznie przez Serwis i narzędzia analityczne — tylko w zakresie, na jaki pozwolisz w ustawieniach cookies.
3. Cele, podstawy prawne i okresy przetwarzania
Poniższa tabela zbiera wszystkie cele przetwarzania wraz z podstawą prawną z RODO oraz czasem, przez jaki przechowujemy dane. Po upływie wskazanego okresu dane usuwamy lub anonimizujemy.
| Cel przetwarzania | Podstawa prawna | Okres przechowywania |
|---|---|---|
| Odpowiedź na zapytanie z formularza, e-maila, telefonu lub mediów społecznościowych; przygotowanie wyceny wydarzenia | art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania przed zawarciem umowy) lub lit. f (nasz prawnie uzasadniony interes — obsługa korespondencji) | 12 miesięcy od zakończenia korespondencji, a jeśli dojdzie do zawarcia umowy — jak niżej |
| Zawarcie i wykonanie umowy: rezerwacja terminów, prowadzenie zajęć, przygotowanie analizy demo, organizacja wydarzenia, obsługa zmian terminów, kontakt z trenerem | art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy) | przez czas trwania umowy, a następnie do upływu terminu przedawnienia roszczeń (co do zasady 6 lat od końca roku, w którym wykonano usługę; 3 lata w obrocie profesjonalnym) |
| Prowadzenie konta klienta (panelu) w Serwisie | art. 6 ust. 1 lit. b RODO (umowa o świadczenie usługi drogą elektroniczną) | do usunięcia konta przez Ciebie lub po 3 latach nieaktywności |
| Rozliczenia, faktury, ewidencja sprzedaży, obowiązki podatkowe i księgowe | art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny — m.in. ustawa o rachunkowości, Ordynacja podatkowa, ustawa o VAT) | 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy |
| Rozpatrywanie reklamacji, odstąpień od umowy i zwrotów | art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny — ustawa o prawach konsumenta) oraz lit. f (obrona przed roszczeniami) | do zakończenia postępowania reklamacyjnego, a następnie do upływu terminu przedawnienia roszczeń |
| Ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami | art. 6 ust. 1 lit. f RODO (nasz prawnie uzasadniony interes) | do upływu terminu przedawnienia roszczeń, a w razie sporu — do jego prawomocnego zakończenia |
| Nagrywanie obrazu gry i dźwięku z zajęć online w celu przygotowania analizy i w celach dowodowych | art. 6 ust. 1 lit. b RODO (element usługi) oraz lit. f (jakość usługi, obrona przed roszczeniami) | 90 dni, chyba że nagranie jest częścią zamówionej usługi (analiza demo) lub dowodem w reklamacji |
| Publikacja zdjęć i filmów z wydarzeń z Twoim wizerunkiem w Serwisie i mediach społecznościowych Akademii | art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda) oraz art. 81 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych | do wycofania zgody |
| Wysyłka informacji handlowych (newsletter, promocje) e-mailem lub SMS | art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda) w związku z art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej | do wycofania zgody lub 3 lata od ostatniego kontaktu |
| Statystyka i analityka Serwisu (Google Analytics 4, Microsoft Clarity) | art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda wyrażona w banerze cookies) | według okresów ważności cookies opisanych w Polityce cookies (maks. 26 miesięcy) lub do wycofania zgody |
| Marketing i remarketing w serwisach Meta (Facebook, Instagram) i Google | art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda wyrażona w banerze cookies) | według okresów ważności cookies (maks. 13 miesięcy) lub do wycofania zgody |
| Zapewnienie bezpieczeństwa Serwisu, zapobieganie nadużyciom, logi serwera | art. 6 ust. 1 lit. f RODO (nasz prawnie uzasadniony interes) | do 12 miesięcy |
Podanie danych jest dobrowolne, ale bez danych kontaktowych i danych o zamówieniu nie będziemy mogli odpowiedzieć na zapytanie ani wykonać usługi. Zgody (wizerunek, newsletter, cookies) są w pełni dobrowolne i ich brak nie wpływa na możliwość korzystania z naszych usług.
Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały. Narzędzia reklamowe mogą dopasowywać treści reklam do Twoich zainteresowań wyłącznie za Twoją zgodą.
4. Odbiorcy danych
Dostęp do Twoich danych mają wyłącznie osoby upoważnione przez Administratora (trenerzy i osoby obsługujące zamówienia) oraz zaufani dostawcy usług, którzy przetwarzają dane w naszym imieniu na podstawie umów powierzenia lub jako odrębni administratorzy — w zakresie niezbędnym do danego celu:
- •hosting Serwisu i poczty: LH.pl Sp. z o.o. (Poznań) oraz — w zakresie środowiska stagingowego — Vercel Inc. (USA);
- •obsługa formularzy kontaktowych i rezerwacji: FormSubmit (przekazanie treści formularza na naszą skrzynkę e-mail);
- •operator płatności online: PayU S.A., ul. Grunwaldzka 186, 60-166 Poznań — jako odrębny administrator danych o płatności; dane karty przetwarza wyłącznie PayU;
- •platforma komunikacji do zajęć online: Discord Inc. (USA) — jako odrębny administrator w zakresie Twojego konta Discord;
- •narzędzia analityczne i marketingowe (tylko za zgodą): Google Ireland Ltd. (Google Analytics 4, Google Ads), Microsoft Ireland Operations Ltd. (Clarity), Meta Platforms Ireland Ltd. (Meta Pixel);
- •biuro rachunkowe i — w razie sporu — kancelaria prawna;
- •operator strefy gamingowej H.4.0.S przy ul. Marszałkowskiej 64 — w zakresie niezbędnym do organizacji wydarzenia (np. liczba i wiek uczestników, imię solenizanta); obiekt może być objęty monitoringiem wizyjnym, którego administratorem jest jego operator;
- •dostawcy poczty elektronicznej i narzędzi biurowych (Google Workspace / Microsoft 365) oraz dostawca narzędzia do newslettera, jeżeli wyrazisz zgodę na jego otrzymywanie.
Dane mogą zostać udostępnione organom publicznym (np. sądom, policji, urzędowi skarbowemu), jeżeli zażądają tego na podstawie przepisów prawa. Nie sprzedajemy Twoich danych i nie udostępniamy ich w celach marketingowych podmiotów trzecich.
5. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Część naszych dostawców (Google, Meta, Microsoft, Discord, Vercel) ma siedziby lub serwery w Stanach Zjednoczonych. W takich przypadkach dane przekazywane są na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony w ramach programu EU-U.S. Data Privacy Framework (jeżeli dostawca posiada certyfikację) albo na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 lit. c RODO), uzupełnionych o dodatkowe zabezpieczenia.
Kopię stosowanych zabezpieczeń lub informację o miejscu ich udostępnienia możesz uzyskać, kontaktując się z nami na adres kontakt@e-sportacademy.pl.
6. Twoje prawa
W związku z przetwarzaniem danych przysługują Ci następujące prawa:
- •prawo dostępu do danych oraz uzyskania ich kopii (art. 15 RODO);
- •prawo do sprostowania (poprawienia) danych (art. 16 RODO);
- •prawo do usunięcia danych — „prawo do bycia zapomnianym” (art. 17 RODO), o ile nie mamy obowiązku ich dalszego przechowywania (np. dokumenty księgowe);
- •prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO);
- •prawo do przenoszenia danych, które przetwarzamy na podstawie umowy lub zgody w sposób zautomatyzowany (art. 20 RODO);
- •prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie, w tym w każdej chwili wobec marketingu bezpośredniego (art. 21 RODO);
- •prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie — bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem (art. 7 ust. 3 RODO);
- •prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego: Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl.
Aby skorzystać z praw, napisz do nas na adres kontakt@e-sportacademy.pl lub listownie na adres siedziby. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca od otrzymania wniosku; w sprawach skomplikowanych możemy wydłużyć ten termin o kolejne dwa miesiące, o czym Cię poinformujemy. Realizacja praw jest bezpłatna, chyba że wnioski są ewidentnie nieuzasadnione lub nadmierne.
Zgodę na cookies analityczne i marketingowe możesz zmienić w każdej chwili, klikając „Ustawienia cookies” w stopce Serwisu. Zgodę na newsletter wycofasz linkiem w każdej wiadomości.
7. Dane dzieci i młodzieży
Nasze zajęcia online są dostępne dla osób od 10. roku życia, a wydarzenia (np. urodziny gamingowe) — także dla młodszych dzieci. Umowę na rzecz osoby niepełnoletniej zawiera zawsze jej rodzic lub opiekun prawny i to on przekazuje nam dane niezbędne do prowadzenia zajęć (imię, wiek, poziom gry, nick).
Zgodnie z art. 8 RODO nie kierujemy do osób poniżej 16. roku życia usług społeczeństwa informacyjnego wymagających samodzielnej zgody na przetwarzanie danych (np. newsletter, konto). Jeżeli dowiemy się, że osoba poniżej 16. roku życia przekazała nam dane bez wiedzy opiekuna, usuniemy je niezwłocznie.
Wizerunek dziecka publikujemy wyłącznie za odrębną, pisemną (również e-mailową) zgodą rodzica lub opiekuna prawnego. Podczas wydarzeń nie robimy zdjęć uczestnikom, których opiekunowie nie wyrazili zgody.
Podczas zajęć online trener komunikuje się z niepełnoletnim uczestnikiem wyłącznie w związku z treningiem, a rodzic lub opiekun ma prawo w każdej chwili być obecny przy zajęciach.
8. Pliki cookies i podobne technologie
Serwis wykorzystuje pliki cookies oraz pamięć przeglądarki (localStorage i sessionStorage). Niezbędne mechanizmy (zapamiętanie Twojego wyboru w banerze zgód, informacja o wyświetlonym intro strony, dane demonstracyjnego panelu klienta przechowywane wyłącznie w Twojej przeglądarce) działają zawsze, ponieważ bez nich Serwis nie mógłby funkcjonować poprawnie.
Cookies analityczne (Google Analytics 4, Microsoft Clarity) oraz marketingowe (Meta Pixel, Google Ads) uruchamiamy wyłącznie po Twojej zgodzie wyrażonej w banerze. Szczegółowy wykaz narzędzi, ich okresy ważności oraz instrukcję zmiany ustawień zawiera Polityka cookies dostępna w Serwisie.
9. Media społecznościowe
Prowadzimy profile na Instagramie (@e_sportacademy), TikToku oraz Facebooku. Jeżeli obserwujesz nasz profil, reagujesz na treści lub piszesz do nas wiadomość, przetwarzamy Twoje dane widoczne w serwisie społecznościowym (nazwa profilu, zdjęcie, treść komentarza lub wiadomości) na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), którym jest promocja Akademii i komunikacja z odbiorcami.
Operator danego serwisu społecznościowego (Meta Platforms Ireland Ltd., TikTok Technology Ltd.) przetwarza Twoje dane również w swoich celach i na własnych zasadach, opisanych w jego polityce prywatności. W zakresie statystyk profilu na Facebooku i Instagramie jesteśmy z Meta współadministratorami danych.
10. Bezpieczeństwo danych
Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, w szczególności: szyfrowane połączenie z Serwisem (HTTPS), dostęp do skrzynek i systemów chroniony hasłami i uwierzytelnianiem dwuskładnikowym, ograniczenie dostępu do danych do osób upoważnionych, kopie zapasowe oraz umowy powierzenia z dostawcami.
Nie przechowujemy danych kart płatniczych — płatności odbywają się w całości w bezpiecznym środowisku operatora płatności PayU.
11. Zmiany Polityki prywatności
Polityka może być aktualizowana, gdy zmienią się przepisy, zakres naszych usług lub stosowane narzędzia. Aktualna wersja jest zawsze dostępna w Serwisie, a data ostatniej aktualizacji znajduje się na górze strony. O istotnych zmianach poinformujemy klientów posiadających konto e-mailem.
Niniejsza wersja Polityki obowiązuje od dnia 16 września 2026 r.